Acara dengan perencanaan yang baik akan menghasilkan interaksi yang luar biasa.
Ya benar, kunci kesuksesan dalam persiapan dan pelaksanaan sebuah kegiatan adalah perencanaan yang baik, perencanaan yang jelas, perencanaan yang berkelanjutan dan perencanaan yang kuat. Lalu, bagaimana kita dapat mewujudkan semua itu?
Terdapat 3 hal utama yang perlu diperhatikan untuk mewujudkan hal tersebut:
- Konsep
- Dana
- Publikasi
Konsep, mengapa konsep yang pertama? Kegiatan yang akan dijalankan harus memiliki konsep yang kuat, artinya harus bertemakan suatu hal yang dapat menarik minat pengunjung. Seorang conceptor acara harus memiliki wawasan yang luas, agar kegiatan yang dilaksanakan adalah kegiatan dengan konsep yang pertama kali ada. Jika tidak dapat menjadi yang pertama, maka berilah sedikit sentuhan agar apa yang ditampilkan memiliki nilai-nilai kreatif yang dapat membuat pengunjung kagum akan hal tersebut.
Penentuan konsep harus memperhatikan 4 hal utama yang dijadikan dasar pengembangan kegiatan, yaitu:
- Strenghts (keunggulan/kekuatan)
- Weakness (kelemahan)
- Opportunites (peluang)
- Threat (ancaman)
Ya, seperti mengenali kemampuan diri, kelemahan diri, peluang untuk diri sendiri, dan ancaman yang akan timbul, semua itu dipersiapkan agar dapat menggambarkan perilaku di masa depan, agar dapat menghindari hal-hal yang tidak seharusnya terjadi dan fokus pada hal-hal yang harus dilaksanakan.
Dengan menentukan ke-4 hal dasar tersebut, kita dapat menentukan keseimbangan antara kebutuhan penting, kebutuhan turunan, keperluan penting dan keperluan turunan. Tentu saja yang pertama perlu dipenuhi adalah kebutuhan penting, mengapa? Dapat dikatakan hal-hal yang dikategorikan kebutuhan penting adalah yang menjadi pondasi sebuah kegiatan, atau yang dikategorikan kebutuhan penting adalah hal-hal yang mendesak untuk segera dipenuhi.
Dana, setelah memiliki perencanaan yang baik dalam merancang sebuah kegiatan, makan hal lain yang perlu diperhatikan dan tidak boleh terlewatkan adalah pendanaan. Untuk menentukan besar dana perlu dilakukan survei ke tempat-tempa yang memiliki keterkaitan dengan dana pengeluaran. Dapat juga melihat anggaran pelaksanaan kegiatan tahun sebelumnya sebagai acuan dalam penentuan kebutuhan kegiatan.
Lalu, dari mana kita dapat memenuhi semua kebutuhan keuangan sesuai dengan rancangan anggaran? Tentunya setelah menentukan rancangan pengeluaran, kita dipaksa untuk menentukan rancangan pemasukan, dimana hal ini dibuat untuk menentukan seberapa sanggup kepanitiaan memenuhi konsep kegiatan tersebut. Maka nilai pengeluaran dengan pemasukan haruslah sama, dari mana saja kita dapat memenuhi rancangan sumber pemasukan dana tersebut?
Akan muncul istilah partnership, sponsorship dan dana usaha. Partnership artinya pembiayaan oleh seseorang/badan usaha kepada seseorang/badan usaha, sedangkan sponsorship adalah pembiayaan oleh seseorang/badan usaha untuk kegiatan yang dilaksanakan oleh seseorang/badan usaha. Sebagai contoh ketika pengurus OSIS dalam satu tahun masa bakti memiliki 5 program kerja yang memiliki kesamaan bidang, maka pengurus OSIS dapat mengajukan proposal partnership kepada seseorang/badan usaha untuk membiayai pengurus OSIS dengan ketentuan kontrak yang ditentukan. Sedangkan ketika pengurus OSIS hanya mengajukan satu program kerja dalam satu kali pelaksanaan, maka yang dapat diajukan adalah proposal sponsorship.
Lalu, apa itu dana usaha? Segala bentuk pemasukan yang didapat tidak atas kerja sama dengan pihak luar kepanitiaan, seperti halnya menjual barang dan menjual jasa. Untuk dapat menjual barang dengan baik tentunya harus memperhatikan pasar barang yang sedang berkembang, dengan melihat kesempatan ini dengan baik maka tentunya untuk menawarkan barang tersebut tidak sulit, bahkan konsumen dengan sendirinya akan menghampiri anda.
Publikasi, selain menentukan konsep kegiatan dan pendanaan kegiatan, kita perlu memperhatikan satu hal lain, yang berikaitan dengan pengunjung, yaitu publikasi. Untuk apa terlaksana sebuah kegiatan ketika tidak ada pengunjung yang datang? Dan mengapa tidak ada yang datang? Tentunya karena strategi publikasi yang buruk. Dan hal ini berkaitan juga dengan penentuan harga tiket yang dibebankan kepada konsumen untuk menikmati kegiatan anda.
Untuk dapat merancang strategi publikasi yang baik, kita perlu memperhatikan hal-hal berikut:
- Siapa konsumen yang tepat?
- Dimana konsumen berada?
- Apa yang dibutuhkan konsumen?
- Bagaiman daya beli konsumen?
Pada intinya kita perlu mengenali target konsumen kita, dengan begitu kita dapat menentukan tempat yang strategis untuk memasarkan produk kita. Untuk memenuhi hal tersebut, kita dapat mengajukan proposal media partner kepada badan usaha yang bergerak di bidang media (televisi, radio, media cetak). Untuk menentukan media partner yang tepat kita perlu memperhatikan konsumen dari badan usaha tersebut apakah sama dengan target konsumen yang telah ditentukan atau tidak.
Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dalam perancangan ke-3 hal pokok di atas, sangat diperlukan rencana cadangan, selain itu untuk melancarkan persiapan yang perlu dilakukan, akan sangat baik untuk menyusun timeline kegiatan yang perlu dilakukan.
