Tiap orang memiliki kemampuan untuk berorganisasi. Namun, kemampuan organisasi ternyata didapat bukan dengan bakat alami, tapi bisa dikembangkan dan dipelajari. Kemarin, tanggal 10 Januari ada pelatihan buat pengurus PIDAS tentang kemampuan organisasi. Jadi, kemampuan berorganisasi bisa kita pelajari, dan bisa kita terapin di kehidupan sehari-hari. Ya, segala sesuatu yang kita lakuin sehari-hari ternyata emang harus terorganisir.
Apa aja yang kita butuhkan?
1. Planning (Perencanaan)
Hal yang paling pertama sebelum kita memulai atau membangun suatu organisasi adlah perenencanaan. Dalam perencanaan, kita harus mempersiapkan beberapa hal, yaitu:
a. Decide what you want
Maksudnya, kita harus memutuskan apa yang kita inginkan atau tujuan kita agar kita ‘tetap pada relnya’ dan tetep fokus sama visi dan misi kita.
b. Write it down
Selain sebagai catatan, kita perlu menulis rencana kita agar rencana kita terlihat lebih hidup dan nyata. Kayak gimana ya, ini salah satu hal penting yang sering diabaikan sama orang-orang. Misal nih, lo lagi dalam rapat perencanaan proker, trus lo dikasih ide bagus sama orang lain untuk proker lo. Dan saat itu lo dan si pemberi ide ini mengembangkan ide dan ngebuat konsep. TAPI gak lo catet. Dan alhasil, lo lupa sama konsep yang udah dibikin dan proker gak sesuai ekspektasi. Nah, itu salah satu contohnya, makanya perlu banget nulis perencanaan kita.
c. Set a deadline
Ini juga salah satu hal yang paling sering diabaikan, yaitu DEADLINE. Ini juga saling berhubungan sama pernyataan diatas, yaitu ‘write it down’. Kalo kita nggak nulis deadline suatu tugas, lo bakal keteteran pas h-1 sebelum tugas itu dikumpulin. Pasti bakal ada rasa “ntar ajadeh, masih lama ini”, belom lagi magernya dan faktor-faktor lain. Dan alhasil tugas gak selesai, kalo nggak tugas itu lo kumpulin apa adanya alias biasa aja, gak memuaskan dan keliatan banget ke-gak niat-an lo. Dan deadline ini befungsi selama apa persiapan yang kita punya ini.
d. Make to-do list
Biar kegiatan lain gak amburadul dan gak keteteran kita perlu buat to-do list atau agenda. Mungkin ini kedengeran lebay tapi emang perlu banget nulis to-do list apalagi buat lo yang orangnya sibuk dan suka mengiyakan ajakan orang. Dan to-do list ini bisa ngebuat kegiatan lo tersusun, terorganisir dengan rapi, dan gak keteteran. Biar lo gak asal megiyakan hal yang gak sesuai sama rangkain schedule lo.
e. Develop a plan
Sayang banget kalo lo punya rencana bagus tapi nggak dikembangin, dan bakal keliatan biasa-biasa aja. Pasti dong kita mau rencana kita berjalan dengan baik dan dipuji orang karena berhasil. Maka dari itu kembangin suatu rencana se-kreatif mungkin agar menarik.
f. Take action
Semua udah siap, tinggal pelaksanaan dan penerapan aja. Kalo persiapan udah mateng, acara dijamin bakal berhasil dan kecil kemungkinan untuk gagal. Usaha akan berbanding lurus sama hasil yang bakan didapat.
g. Do it everyday
Kalo udah kita terapin dan hasilnya memuaskan, yang kita perlu lakuin ya lakuin hal itu dan jadiin kebiasaan dan sebagai latihan untuk mempertahankannya.
2. Prioritization (pemrioritasan)
Suatu organisasi pasti punya rencana organisasi kedepannya bakal ngelakuin apa aja selama setahun atau dalam periode kedepan. Dan nggak mungkin semua rencana yang dicetusin orang-orang bakal dilakuin semua. Pasti rencana-rencana itu bakal dipilah sesuai prioritas organisasi tersebut. Dari sisi tradisi, kebutuhan, keperluan, dan keinginan. Setelah ditinjau dari sisi tersebut, rencana bakal dipilah jadi mana yang harus dilakuin, yang akan dilakuin, dan yang mungkin dilakukan.
3. Time management (manajemen waktu)
Manajemen waktu sangat berhubungan dengan multi-tasking. Semua orang bisa multi-tasking, percaya nggak percaya orang yang gak niatpun bisa. Tapi beda sama multi-taskingnya orang niat. Kenapa gitu? Karena multi-tasking sendiri artinya mengerjakan banyak hal bersamaan. Kalo kita nggak bisa memanage waktu, hal yang kita lakuin tetep terlaksana tapi hasil gak optimal, bahkan jadi keteteran. Makanya, perlu banget kita ngebagi waktu.
4. Communication (komunikasi)
Dalam organisasi, komunikasi itu harus lancar dan sampe ke orang-orang dalam organisasi. Kenapa begitu? Karena kalo salah tangkep, yang ada bakal miskom atau miss communication yang bisa buat koordinasi gak sampe dan melenceng dari yang direncanain. Dan bakal buat bingung orang dan bisa-bisa rencana bakal ancur gara-gara komunikasi yang gak lancar.
5. Detail information (informasi terperinci)
Biar nggak terjadi miss communication, rencana harus dibuat sedetil mungkin. Dari waktu, tempat, penanggung jawab, pengisi acara, sampe hal terkecilpun harus diperhatiin. Kenapa kalo gak detil bisa buat miskom? Karena kalo gak detail, orang bakal bingung dan bisa buat miss communication.
Buat kalian yang ingin ngembangin skill berorganisasi, tips diatas bermanfaat danget untuk diterapin! J